Join Our Team: Full-Time Administrative Coordinator
ByWard Market District Authority (BMDA) - August 1, 2024
Le français suit
Employer: ByWard Market District Authority
Position: Administrative / Markets Coordinator (Full Time)
Salary Band: $50,000 - $60,000
Languages: Bilingualism (Required) (English and French)
Location of Work: 55 ByWard Market Square
JOB SUMMARY:
The ByWard Market District is Ottawa’s number one tourist attraction and is the premier destination for shopping, dining, arts, entertainment, and professional services for residents and visitors.
Established in 2023, the ByWard Market District Authority (BMDA) is the product of an amalgamation of the ByWard Business Improvement Area and Ottawa Markets. The primary role of the BMDA is to serve as the custodians of the vision, economic prosperity, and vibrancy of the historic ByWard Market district. The ByWard Market District Authority is empowered with a broad mandate to deliver a reimagined ByWard Market district and experience. We are looking for an experienced Administrative Coordinator who will bring energy and organization to our team.
As the Administrative Coordinator, you play a key role within the core team of the ByWard Market District Authority. The Administrative Coordinator will be responsible for coordinating the Management Team in delivering the District’s mandate and programs. The Coordinator is a public-facing role and is the first point of contact for customers and clients.
ESTIMATED FOCUS:
Office Management and Administration: 40%
Leadership Coordination and Board Support: 30%
Program Support: 20%
Special Projects 10%
RESPONSIBILITIES & DUTIES:
Assist in the preparation and distribution of permits and processing associated payments
Manage office supplies and equipment, ensuring availability and functionality.
Handle incoming calls, emails, and inquiries from the main accounts, providing timely and professional responses as required/directed.
Coordinate and schedule meetings, appointments, and events on behalf of the Management Team.
Manage CRM software and associated updating.
Provide orientation and onboarding for new hires.
Support the supervision of seasonal and part-time staff.
Greet and assist visitors when they arrive at the 55 ByWard Market Square.
Support the Executive Director, General Manager and Bookkeeper in budgeting and bookkeeping procedures.
Handle general clerical duties, such as photocopying, faxing, and filing.
QUALIFICATIONS:
Education: A certificate/degree in Business Administration, Planning, Office Administration or a related field
Management: At least five to eight (5 - 8) years of experience in a coordination role in an office environment, including submitting, tracking, and reporting financials and correspondence;
Organization: Ability to manage multiple priorities and set work plans
Collaborative: Skilled and working with various departments and groups to facilitate cross-functional communication and projects
Detail Oriented: Focused on the specifics and an eye for automation and workflow.
Financial Acumen: Ability to understand basic bookkeeping principles along with an understanding of the QuickBooks software.
Sound understanding of public markets, tourism, and business communities
Personal Suitability
Bilingual (French/English)
Customer-centric approach
Ability to work independently and a self-starter
Thrives in a team environment
Possesses leadership qualities
Commitment to community development.
The benefits of joining the ByWard Market team include a health plan; 15 days of paid vacation, office facilities located in the ByWard Market, opportunity to be part of a growing corporation responsible for the historic public markets in our Capital. While we highly value work-life balance, please note that this position is strictly in-office. Working in our environment fosters collaboration, communication, and a strong sense of community among colleagues, businesses, and visitors.
If you possess a combination of the above skills, knowledge, attitudes, and experience, please submit a resume and a cover letter to the posting in 1 PDF file, addressed to Melanie Anderson, General Manager, no later than 5:00 p.m. August 12, 2024.
SUBMIT RESUME: melanie@bmda.ca SUBJECT TITLE: [Your Name]_ AdminCoordinator
We thank all applicants for their interest; however, only candidates selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.
——————————————————————————————————————————————————————————————————————-
Employeur : l’Autorité du district du marché By
Poste : Coordinateur(trice) administratif(ve) / des marchés (temps plein)
Fourchette de salaire : 50 000 $ - 60 000
Langues : Bilinguisme (requis) (anglais et français)
Lieu de travail : 55 ByWard Market Square
RÉSUMÉ DU POSTE
Le district du marché By est l'attraction touristique numéro un d'Ottawa et la première destination pour le magasinage, la restauration, les arts, le divertissement et les services professionnels pour les résidents et les visiteurs.
Établie en 2023, l'Autorité du district du marché By (ADMB) est le fruit de la fusion de la Zone d'Amélioration Commerciale des affaires ByWard et des Marchés d'Ottawa. Le rôle principal de l’ADMB est d'être le gardien de la vision, de la prospérité économique et du dynamisme du quartier historique du marché By. L'Autorité du district du marché By est investie d'un vaste mandat qui lui permettra d'offrir une expérience et un district du marché By repensés. Nous sommes à la recherche d'un coordonnateur administratif expérimenté qui apportera énergie et organisation à notre équipe.
En tant que coordonnateur(trice) administratif(ve), vous jouerez un rôle clé au sein de l'équipe principale de l’Autorité du district du marché By. Le(la) coordonnateur(trice) sera chargé(e) de coordonner l'équipe de gestion dans la réalisation du mandat et des programmes du district. Le(la) coordonnateur(trice) est en contact direct avec le public et constitue le premier point de contact pour les clients.
ESTIMATION DE L'OBJECTIF :
Gestion et administration de bureau : 40%
Coordination du leadership et soutien au conseil d'administration : 30%
Soutien aux programmes : 20%
Projets spéciaux : 10
RESPONSABILITÉS ET TÂCHES :
Aider à la préparation et à la distribution des permis et au traitement des paiements associés.
Gérer les fournitures et le matériel de bureau, en veillant à leur disponibilité et à leur fonctionnalité.
Traiter les appels entrants, les courriels et les demandes de renseignements des comptes principaux, en fournissant des réponses opportunes et professionnelles selon les besoins/directives.
Coordonner et programmer des réunions, des rendez-vous et des événements au nom de l'équipe de gestion.
Gérer le logiciel de gestion de la relation client et les mises à jour associées.
Assurer l'orientation et l'accueil des nouveaux embauchés.
Soutenir la supervision du personnel saisonnier et à temps partiel.
Accueillir et aider les visiteurs à leur arrivée sur la place du marché 55 ByWard.
Soutenir le directeur exécutif, la directrice générale et la comptable dans les procédures de budgétisation et de comptabilité.
Traiter les tâches de bureau générales, telles que les photocopies, les télécopies et le classement.
LES QUALIFICATIONS :
Éducation : Un certificat/diplôme en administration des affaires, planification, administration de bureau ou dans un domaine connexe.
Gestion : Au moins cinq à huit (5 - 8) années d'expérience dans un rôle de coordination dans un environnement de bureau, y compris la soumission, le suivi et la communication des données financières et de la correspondance ;
Organisation : Capacité à gérer des priorités multiples et à établir des plans de travail.
Collaboration : Compétence et travail avec divers départements et groupes pour faciliter la communication et les projets interfonctionnels.
Orienté vers les détails : Concentré sur les spécificités et un œil pour l'automatisation et le flux de travail.
Sens financier : Capacité à comprendre les principes de base de la comptabilité ainsi qu'une compréhension du logiciel QuickBooks.
Bonne compréhension des marchés publics, du tourisme et des communautés d'affaires.
Aptitude personnelle
Bilingue (français/anglais)
Approche centrée sur le client
Capacité à travailler de manière indépendante et à faire preuve d'initiative.
S'épanouit dans un environnement d'équipe
Possède des qualités de leadership
Engagement en faveur du développement communautaire.
Les avantages de rejoindre l'équipe du marché By comprennent un plan de santé, 15 jours de congés payés, des bureaux situés au marché By, l'opportunité de faire partie d'une société en pleine croissance responsable des marchés publics historiques de notre capitale. Bien que nous accordions une grande importance à l'équilibre entre le travail et la vie privée, veuillez noter que ce poste est strictement dans les bureaux. Travailler dans notre environnement favorise la collaboration, la communication et un fort sentiment d'appartenance à la communauté parmi les collègues, les entreprises et les visiteurs.
Si vous possédez une combinaison des compétences, des connaissances, des attitudes et de l'expérience susmentionnées, veuillez soumettre un curriculum vitae et une lettre de motivation à l'annonce en 1 fichier PDF, à l'attention de Melanie Anderson, directrice générale, au plus tard à 17 heures le 12 août 2024.
SOUMETTRE LE CV : melanie@bmda.ca TITRE DU SUJET : [Votre nom]_ Coordinateur administratif
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés. Pas d'appels téléphoniques, s'il vous plaît.